近年來，岳陽市南湖新區(qū)始終堅持以《干部人事檔案工作條例》為總遵循，秉持“穩(wěn)、牢、準、快”四字訣，嚴把入口、制度、審核、運用四個“關口”，有效提升干部檔案管理水平，為做好干部工作提供堅實基礎。
嚴把入口關，接收要“穩(wěn)”。嚴格執(zhí)行《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》中的歸檔范圍，構(gòu)建“經(jīng)常+同步+定期”的檔案材料收集體系，即經(jīng)常收集工資異動表等普通材料，同步收集干部任免等階段性材料，定期收集個人學歷等重要材料。堅決做到無關材料不接收、無組織印章不接收、虛假材料不接收、嚴重涂改材料不接收，確保檔案材料真實完整。同時，做好檔案材料接收登記工作，填寫《移交干部檔案材料登記表》，記錄材料所屬人員姓名、材料名稱、轉(zhuǎn)交人和接收人等信息，實現(xiàn)接收過程有跡可循。2025年共接收材料1090份，每份材料都經(jīng)過了嚴格篩選和規(guī)范登記。
嚴把制度關，管理要“牢”。構(gòu)建干部人事檔案的收集、入庫、保管、借閱、轉(zhuǎn)遞等全流程閉環(huán)工作體系，堅決做到“五不查”“四不借”“三不轉(zhuǎn)”，定期完善更新《查（借）閱登記表》《檔案轉(zhuǎn)遞登記表》等工作臺賬，做到“查、借、閱、印、進、轉(zhuǎn)”留痕，方便追溯和監(jiān)督。目前已辦理干部檔案查（借）閱22件，轉(zhuǎn)進檔案7卷，轉(zhuǎn)出檔案1卷。標準化檔案整理流程，對全區(qū)科級干部、公務員干部人事檔案逐頁審核整理，對照十類標準將檔案材料及時歸類存檔，不拖延、不積壓、不失實，確保入庫的每一本檔案分類明確、認定準確、裝訂精確。
嚴把審核關，認定要“準”。緊扣干部提拔、職級等級晉升等重要環(huán)節(jié)，建立健全“日常審核+專項審核+任前審核”常態(tài)化機制，做到“凡轉(zhuǎn)必審”“凡提必審”，嚴格開展人事檔案審核工作。按照“誰管理、誰把關，誰考察、誰審核，誰簽字、誰負責”的原則，對所有擬選拔任用干部、交流任職干部、新進干部隊伍人員的檔案進行嚴格審核，構(gòu)建“逐一初審、調(diào)查取證、綜合研判”的審核模式，重點查看“三齡兩歷一身份”是否準確,任職資格是否符合規(guī)定要求,檔案材料是否存在涂改造假等問題，對疑難雜癥經(jīng)部務會綜合研判，確保檔案問題“無所遁形”。今年共對23名干部進行任前審核。
嚴把運用關，更新要“快”。安排專人維護干部信息管理系統(tǒng)，實時更新干部決策系統(tǒng)和干部名冊等各類臺賬，保證干部信息的時效性、完整性和準確性。今年共更新信息462條，為干部分析研判、選拔任用、提拔晉升、退休審批等提供了基礎數(shù)據(jù)。與此同時，積極推進干部人事檔案數(shù)字化建設，加速構(gòu)建“紙質(zhì)化與數(shù)字化”雙軌并行的存儲模式，實現(xiàn)檔案的同步管理與高效利用。通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，打破傳統(tǒng)檔案管理的時空限制，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和遠程調(diào)閱，大幅提升檔案管理的工作效率。全面梳理干部人事檔案312冊，形成缺失材料清單863條，目前已收集相關材料839份。
