為進一步提升干部人事檔案管理工作的科學(xué)化、信息化、規(guī)范化水平，保靖縣認真學(xué)習(xí)貫徹《干部人事檔案工作條例》，按照“統(tǒng)一標準、分步實施、高效安全”工作思路，穩(wěn)步推進縣管干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，截至目前，縣管干部1485卷人事檔案數(shù)字化工作基本完成，實現(xiàn)檔案管理從“紙間”到“指間”的蛻變。
強化組織保障，嚴把“基礎(chǔ)關(guān)”。高效統(tǒng)籌抓建設(shè)。堅持高標準推進，在人員、資金、場地等方面持續(xù)發(fā)力，將干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)列為重要日程，多次召開專題會議安排部署，制定《保靖縣干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作方案》，爭取財政預(yù)算專項資金110余萬元，選派3名熟悉干部人事檔案和信息化工作的同志，專職負責(zé)檔案數(shù)字化建設(shè)工作。查缺補充抓基礎(chǔ)。狠抓檔案基礎(chǔ)，嚴把檔案查缺、材料補充“兩個關(guān)口”，將檔案數(shù)字化建設(shè)同檔案整理審核有機結(jié)合，檔案查缺環(huán)節(jié)力求準確，逐人逐卷逐項登記，以單位為補充主體，分批反饋《干部人事檔案問題清單》，限期補充完善，做到能補必補、應(yīng)補盡補，現(xiàn)已累計補充完善檔案材料4000余份。實時更新抓時效。加強檔案數(shù)字化建設(shè)的實時更新，做到數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案歸檔聯(lián)動更新，同時維護和更新干部檔案管理信息系統(tǒng)，確保干部“三齡兩歷一身份”、職務(wù)變動等信息準確，有效提高干部檔案信息的維護和利用，全面提升數(shù)字檔案管理鮮活時效性。
強化全程監(jiān)督，嚴把“質(zhì)量關(guān)”。嚴把資質(zhì)審核關(guān)。嚴格執(zhí)行政府采購程序，選擇資質(zhì)齊全、經(jīng)驗豐富的數(shù)字化建設(shè)公司，參照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》標準，采購涉密專用軟硬件設(shè)備，嚴格審核項目工作人員從業(yè)資質(zhì)，確保人員業(yè)務(wù)嫻熟，防止出現(xiàn)技術(shù)失誤。嚴把制作標準關(guān)。對標省管干部人事檔案制作標準，提前與項目經(jīng)理確定整理標準，規(guī)范工作流程，按照檔案出庫、整理、目錄錄入、檔案質(zhì)檢、掃描、原始圖像處理、優(yōu)化圖像處理、掛載裝訂、數(shù)據(jù)審核、數(shù)據(jù)備份等環(huán)節(jié)處理檔案，確保檔案數(shù)字化工作做細、做準、做精。嚴把結(jié)果驗收關(guān)。逐個環(huán)節(jié)驗收檢查，檔案整理審核采取“初復(fù)審”模式，避免后期返工，驗收審核提前介入，完成一本審核一本，確保信息錄入規(guī)范準確、內(nèi)容準確一致，發(fā)現(xiàn)整理排序、漏掃錯掃等問題及時提醒整改，確保干部人事檔案數(shù)字化成果高標準、高質(zhì)量。
強化保密安全，嚴把“紀律關(guān)”。強化安全意識。嚴守“安全”紅線，嚴格按照干部檔案數(shù)字化建設(shè)要求，制定完善干部人事檔案安全保密制度，組織學(xué)習(xí)《干部人事檔案工作條例》，明確工作職責(zé)、崗位職責(zé)和工作紀律。組織工作人員簽訂《保密承諾書》，切實增強保密意識、安全意識和責(zé)任意識。嚴把檔案流轉(zhuǎn)。精心挑選政治、業(yè)務(wù)、紀律“三過硬”的檔案管理員，實行干部人事檔案專業(yè)、專門、專人化管理，嚴格控制出庫檔案數(shù)量，對每卷檔案各流程的經(jīng)手人、完成情況、完成時間等進行詳細登記，做到責(zé)任到人、倒查有據(jù)。加強現(xiàn)場監(jiān)管。對檔案數(shù)字化工作全過程無死角監(jiān)控，工作人員嚴禁攜帶手機、移動存儲介質(zhì)等電子產(chǎn)品進入工作場所，杜絕發(fā)生材料涂改、丟失、損壞、信息泄露等實踐情況，織密數(shù)字化建設(shè)“安全網(wǎng)”。
強化服務(wù)保障，嚴把“使用關(guān)”。查檔用檔更便捷。完善干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)成果運用機制，以紙質(zhì)化檔案為基礎(chǔ)，探索科學(xué)規(guī)范、快速便捷的查檔用檔制度，將單一傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案“線下查詢”轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案“線上查詢”，減少紙質(zhì)檔案的磨損，延長檔案的使用壽命，提升檔案管理水平和查檔用檔效率。信息同步更高效。依托大組工網(wǎng)絡(luò)，推動涉干組室之間同步更新干部信息，及時維護更新干部信息系統(tǒng)、公務(wù)員管理系統(tǒng)信息，根據(jù)組室職責(zé)，為分管領(lǐng)導(dǎo)、相應(yīng)組室開通對應(yīng)級別的查閱權(quán)限，做到既分級查閱、保護隱私，又互聯(lián)互通、提質(zhì)增效。作用發(fā)揮更精準。充分發(fā)揮數(shù)字化檔案精準識別干部的輔助作用，加強對新錄用、退休、調(diào)動、職務(wù)調(diào)整、家庭成員基本信息等內(nèi)容的動態(tài)管理，為分析研判領(lǐng)導(dǎo)干部隊伍建設(shè)、引進急需緊缺人才、招錄公務(wù)員等提供可靠參考，實現(xiàn)干部人事檔案職能從保管服務(wù)型到主動服務(wù)型的轉(zhuǎn)變。
