人事檔案是記錄和反映個人經歷、社會關系、德才和專業(yè)能力的重要材料。人事檔案管理工作涵蓋人事檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用和傳遞活動。在新時代市場形勢下，由于社會治理和科學技術的不斷進步，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法已經無法滿足社會的發(fā)展需求。為有效提升機關單位干部人事檔案管理工作水平，需要在新的板塊中加以調整與革新，構建符合時代需求的便捷、高效和安全兼顧的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。
干部人事檔案管理信息化的意義
規(guī)則為約——人事檔案管理規(guī)范化。科學有序地進行干部人事檔案管理是實現(xiàn)高效利用檔案材料的前提。傳統(tǒng)的干部人事檔案管理辦法采用的是干部本人對其相關信息進行填寫。由于有不可避免的個人書寫習慣差異，如字體、顏色、大小、格式和填寫內容等因素，從而會對檔案信息的嚴謹性以及后續(xù)的檢索、讀取工作產生不同程度的影響。采取干部人事檔案的信息化管理便可以較好地規(guī)避此問題，使得檔案管理更加規(guī)范化。對干部人事檔案內容進行數(shù)字化錄入，通過對錄述內容、格式、字體、顏色和大小進行規(guī)范化要求和設置，實現(xiàn)相關信息的精準化錄入，進行人事檔案規(guī)范化管理。此外，合理地借用互聯(lián)網存儲工具、磁盤存儲技術及通用串行總線技術，實現(xiàn)干部人事檔案數(shù)據材料的轉遞、遷移和共享工作，有利于提升檔案信息材料有效使用率并減少傳遞過程存在的風險。
科技為底——人事檔案存儲安全化。安全有效的存儲是實現(xiàn)高效利用人事檔案材料的保障。只有對干部人事檔案進行安全妥善的保管，才能有效地開展后續(xù)的轉遞、查詢工作。紙質檔案因受到材質的局限性而無法進行長時間存放，并且對儲存環(huán)境要求較高。因此，傳統(tǒng)的紙質檔案管理手段不僅在歸檔時需要進行詳細的記錄和細致的封存，還需開展多方面的定期檢查工作。例如對人事檔案材料本身完整性核查，有無蟲蛀、霉腐情況以及存放位置、環(huán)境和安全性檢查。同時，紙質檔案在經過多次轉遞、翻閱后亦存在一定程度的磨損問題，從而影響到檔案的完整性。人事檔案信息化管理手段采用數(shù)字化技術將檔案存儲于計算機中，既可以讓檔案的完整性得到保障，減輕檔案管理人員的工作量并提高工作效率。同時，通過信息保密工作的相關設置，也可以大大提升檔案存儲的安全性。
實用為綱——人事檔案錄入、查詢與更新便捷化。干部人事檔案管理充斥著龐大的文字、數(shù)字等各種信息資料。通過將現(xiàn)代信息技術應用到干部人事檔案管理建設中，實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理，相較于傳統(tǒng)的人事檔案管理手段，其能夠更加便捷高效地開展人事檔案的錄入、查詢和更新工作，實現(xiàn)一次錄入，便捷查找和動態(tài)管理。在查閱時只需將待查詢干部人員的相關信息，如干部姓名或代碼等輸入人事檔案管理系統(tǒng)平臺的查詢欄中，便可查詢到相關的檔案資料。同時，人事檔案信息化可以極大地簡化管理人員的檔案更新工作，避免了工作時間與工作成果不對等的情況，實現(xiàn)高效辦公。
新時代干部人事檔案信息化建設面臨的問題
人事檔案信息化建設隊伍不健全。干部人事檔案管理隊伍是進行檔案信息化建設的基礎?！盎A不牢，地動山搖”，較傳統(tǒng)檔案管理手段而言，檔案的信息化建設更具挑戰(zhàn)性，也對信息管理工作人員提出了更高的要求。其不僅要求檔案管理工作人員熟悉干部人事檔案政策體系、管理制度和工作流程，也需要管理人員能夠熟練運用相應的電子信息技術。當前我們面臨的問題是從事檔案信息化管理的工作人員技能與實際工作尚未得到良好的匹配。工作人員大多非信息化技術相關專業(yè)及人力資源管理專業(yè)，或者尚未經過系統(tǒng)化學習、專業(yè)培訓和操作指導。對于檔案管理的收集、分類、保藏和查閱工作，他們只是憑借自身的理解和工作經驗而開展，同時也無法對干部人事檔案的信息化建設體系進行查漏補缺或更具專業(yè)性的完善工作。
人力及資金投入不足。檔案室是默默支撐和保障政府其他職能部門正常開展工作的服務部門，其主要負責單位檔案信息的管理工作，即對本機關制度和外來的文件材料進行轉接、保藏和利用，將一份文件的正件與附件、印件與底稿等進行完整的收集；與單位的領導和各組織機構發(fā)生聯(lián)系；為領導決策、處理工作、組織生產、進行科研等活動提供依據和參考材料。由于其工作性質，該部門的工作內容容易被忽視，也無法在短時間內取得引人注目的工作成績。同時，檔案信息化建設工作不僅需要對專業(yè)性人才進行招納與合理安排，軟硬件的配備與更新亦是直接影響檔案信息化建設工作質量的主要因素之一。充足的資金投入也是必不可少的。因此，人力資源管理部門得不到重視，人力及資金投入不足也是目前干部人事檔案信息化建設需要解決的迫切問題。
管理手段單一，信息化系統(tǒng)建設不完備。干部人事檔案信息化是檔案管理工作重心由檔案實體向檔案信息轉變的過程，亦是時代發(fā)展的必然趨勢。但是目前信息化人事檔案管理手段較為單一，沒有統(tǒng)一、嚴謹而完備的章程制度可供各單位人事檔案管理部門遵循。同時，電子硬件設施及軟件配置老舊嚴重阻礙了干部人事檔案管理數(shù)字化、信息化的實施進程。再者，信息技術專業(yè)人才的缺失使得人事檔案管理信息化建設工作推進受阻，創(chuàng)新度欠缺。
干部人事檔案管理信息化的優(yōu)化策略
樹立人事檔案信息化管理理念。樹立人事檔案信息化理念，強化人事檔案管理意識，引領信息化建設工作的開展。首先，在信息飛速發(fā)展的當下，檔案管理工作人員需樹立檔案信息化理念，促進人事檔案資源價值的開發(fā)，實現(xiàn)檔案資源利用率最大化。與此同時，應加強工作人員的管理意識，提高其思想重視程度，讓其正確認識到自身的工作價值。工作人員只有正確認識到干部人事檔案信息化管理工作的意義和重要性，改變傳統(tǒng)思想觀念和作派，才能更加積極自覺地投入到人事檔案信息化建設的工作中去，發(fā)揮主觀能動性，努力尋求創(chuàng)新和突破。
注重檔案管理人員隊伍的培養(yǎng)。人才是信息化建設的成功之本，故應提高人事檔案管理工作人員的工作能力，建立政治素養(yǎng)高、業(yè)務能力強、作風正派的檔案管理隊伍。一方面，面對龐大的檔案信息資料，為保證人事檔案資料的準確性和可靠性，具備專業(yè)素質的管理人員隊伍是必不可少的。從事人事檔案管理的工作人員需定期進行檔案管理、計算機及信息技術等專業(yè)培訓，主動自覺地提高自身業(yè)務能力和工作水平。另一方面，檔案管理是一項保密性極強的工作，在確保管理人員業(yè)務能力的同時也應該注重提高工作人員的思想道德水平，端正作風做派。
構建嚴謹?shù)臋n案管理制度和管理程序。萬丈高樓平地起，嚴謹而完備的制度與程序的構建是實現(xiàn)人事檔案管理工作信息化的重要因素。干部人事檔案管理工作需對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，嚴謹而完備的檔案管理制度與管理程序并駕齊驅，能夠高效地開展檔案管理與利用工作。這不僅依托于相關職能部門所制定的規(guī)章制度和建立的管理程序，還需要檔案管理工作人員在工作中不斷地補充與完善，以此來共同促進檔案管理信息化建設的發(fā)展。
完善干部人事檔案管理信息化設施建設。實現(xiàn)人事檔案管理信息化是時代發(fā)展的必然趨勢，信息化基礎設施則是實現(xiàn)信息化的載體。設施的新舊、性能以及數(shù)量和干部人事檔案信息化管理的實現(xiàn)密切相關。要保證合理的資金投入，對電子設備及相關軟件的不斷升級、更新和完善，從而推動人事管理信息化的有序發(fā)展。同時，優(yōu)良的軟件系統(tǒng)也可以有效避免檔案數(shù)據受到網絡中的惡意攻擊和潛在的威脅，避免因系統(tǒng)崩潰所造成的檔案信息資料的損壞或丟失。
構建合理的監(jiān)管機制。嚴明紀律，加強監(jiān)管，為干部人事檔案信息化建設保駕護航。第一，明確工作紀律。建立“擲地有聲”的工作紀律，人事檔案管理人員工作時應嚴格遵循紀律及章程，一旦發(fā)現(xiàn)工作人員出現(xiàn)違規(guī)操作，需依法追究其責任，讓檔案系統(tǒng)的管理和使用達到規(guī)范化。第二，嚴格設置查閱權限。網絡及信息技術是一把雙刃劍，在為人類社會群體帶來便利的同時也隱藏著一定的風險。把好“入口關”，設置干部人事檔案查閱權限。同時，人事檔案信息化管理工作人員在執(zhí)行各項工作中，也應該提高警惕，防止檔案資料被篡改和偽造。第三，強化日常監(jiān)管。對干部人事檔案管理部門實施全方面、多角度的共同監(jiān)督，最大限度地確保干部人事檔案的真實性。
干部人事管理信息化是組織系統(tǒng)信息化工作的重要組成部分，其實質是人事檔案管理工作目標與現(xiàn)代信息網絡技術的有機結合，是傳統(tǒng)檔案管理手段邁入網絡環(huán)境的第一步。要用好現(xiàn)代手段，逐步完善干部人事檔案信息化管理體系，與時代同行共生，實現(xiàn)應用、管理與監(jiān)督的共贏局面。
